LMS + TMS = L’accoppiata perfetta per la formazione

Proprio come una danza di successo richiede due partner, l’efficacia dei programmi di apprendimento si basa sulla collaborazione tra un Sistema di Gestione dell’Apprendimento (LMS) e un Sistema di Gestione della Formazione (TMS). Per molti professionisti della Formazione e Sviluppo (L&D), gli strumenti spesso abbinati al loro LMS per gestire la formazione con istruttore (ILT) si limitano a fogli di calcolo “cross-funzionali” che difficilmente sono gli ingredienti per una storia d’amore esemplare.

Nel perseguimento della semplicità nelle operazioni di apprendimento, gli amministratori della formazione tentano spesso di ampliare le capacità del proprio LMS per gestire la formazione ILT/vILT. Come evidenziato dal Brandon Hall Group, questo approccio si traduce in opportunità mancate per modernizzare l’esperienza in classe, portando a “grossolane inefficienze quando si tratta di ILT”. 

Certamente non è la storia d’amore prevista, ma non temete, c’è un lato positivo in questa narrazione. Prima di addentrarci nella parte migliore, rivisitiamo il ruolo dell’LMS.

LMS

L’LMS eccelle nel fornire esperienze di eLearning di prim’ordine e nel promuovere interazioni user-friendly per i learner.

Nel tentativo di migliorare la pianificazione dei corsi e la gestione delle risorse per la formazione, i professionisti L&D ricorrono spesso all’integrazione di una serie disgiunta di fogli di calcolo e database con il loro LMS. Ciò si traduce in un carico di lavoro amministrativo già gravoso che diventa ancora più ingombrante!

Il pezzo mancante: il sistema di gestione della formazione (TMS)

Per colmare il divario tra l’erogazione dell’eLearning e i compiti amministrativi della formazione, i professionisti L&D si rivolgono a un’integrazione software specializzata: il Training Management System (TMS).

Un TMS rappresenta lo strumento essenziale per i fornitori di formazione, poiché affronta attività di pianificazione, amministrazione e gestione. il  TMS è il partner di supporto che garantisce che l’intera operazione di apprendimento abbia successo. Mentre l’LMS si concentra sull’erogazione di corsi di eLearning, il TMS gestisce le funzioni di back-office cruciali per il successo dei programmi ILT, vILT e di formazione ibrida. Ciò include compiti amministrativi di routine come la gestione dei programmi di formazione, delle date, dei corsi e delle risorse, insieme a funzioni avanzate come la disponibilità degli istruttori, la gestione dei conflitti, la supervisione del budget per la formazione, la reportistica approfondita, la gestione di più valute e fusi orari e la conformità alle normative sulla formazione.

Per le operazioni di apprendimento che implicano la vendita di formazione a entità esterne, un TMS può facilitare l’intero ciclo di vendita, inclusa la registrazione degli studenti, la promozione del corso, l’elaborazione dei pagamenti e la fatturazione.

In quanto punto centrale delle operazioni di formazione, il TMS gestisce in modo univoco i compiti amministrativi, garantendo che i programmi rispettino l’ambito, il budget e i tempi. A tale scopo, supervisiona funzionalità critiche come la gestione della pianificazione dei corsi, la gestione degli istruttori, il monitoraggio del budget e dei costi, nonché la reportistica e l’analisi.

Armonia perfetta: LMS e TMS

Come l’inseparabile coppia di Romeo e Giulietta, quando si parla di formazione ILT e vILT, un LMS deve essere abbinato a un TMS. Per capire la compatibilità di queste piattaforme all’interno di un’operazione di formazione più ampia, occorre riconoscere la loro integrazione verticale e il modo in cui migliorano l’approccio alla gestione snella.

In termini di integrazione verticale, i programmi di formazione prosperano quando ogni componente dello stack tecnologico di apprendimento svolge il proprio ruolo con la massima efficienza, senza assumere compiti secondari. Così come un LMS eccelle nell’erogazione dell’eLearning e nel fornire un’esperienza di apprendimento interattiva, il TMS è specializzato nell’offrire un sistema completo ed efficiente per la gestione delle attività amministrative di back-end.

Quando il TMS o l’LMS estendono eccessivamente la loro specializzazione all’interno dello stack tecnologico dell’apprendimento, violano i principi di gestione snella dell’operazione di formazione. L’obiettivo di un’operazione “snella” nella gestione della formazione è quello di ottimizzare i processi di back-office, consentendo al team di formazione di fornire di più con meno sforzo. Ciò include la riduzione al minimo delle attività amministrative ridondanti che potrebbero compromettere la qualità e il tempo speso in attività che non aggiungono valore.

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