Efficienza e rapidità nell’amministrazione e nella logistica dei corsi: c’è anche questo tra i benefici della digitalizzazione. Ci è già capitato di parlare dei Learning Management System e sicuramente avremo modo di tornarci, vista la loro importanza. Questi sono sistemi focalizzati sulla creazione ed erogazione dei corsi e-learning, e non sono ottimizzati per la gestione delle aule.
Per quest’ultimo aspetto sono stati sviluppati sistemi di altro tipo, che hanno un nome simile ma una funzione totalmente differente: i Training Management System (TMS). Ne parleremo presto in un apposito webinar insieme al nostro partner Training Orchestra, ma nell’attesa possiamo cominciare a dare una prima occhiata per capire di che cosa si tratta.
In estrema sintesi, possiamo dire che, mentre un LMS serve a erogare i contenuti, un TMS è pensato per il back-office, cioè per l’amministrazione e la logistica. Esso aiuta le organizzazioni a ottimizzare il flusso dei processi di formazione in aule fisiche e virtuali, fornendo un modo più efficiente di gestire, tracciare e vendere le attività gestite da un trainer.
Un TMS fornisce supporto in attività quali stilare i calendari delle sessioni, assegnare i trainer e le risorse a ciascuna aula, rilevare i costi in modo analitico.
I due sistemi, TMS e LMS sono complementari tra di loro. Così, le organizzazioni che prevedono sia aule fisiche che strumenti digitali possono decidere di investire in entrambi i tipi di software.
Un Learning Management System nasce avendo in mente i fruitori dei corsi: serve a organizzare i contenuti, erogare il corso e tracciare i progressi compiuti.
Le funzioni di un TMS
Il Training Management System, invece, è disegnato sui bisogno degli amministratori della formazione, come training manager, società di formazione, responsabili di corporate academy, persone di HR, eccetera. Un TMS tipicamente si occupa dei processi di back-office, tra i quali per esempio:
- Organizzazione della logistica e delle risorse;
- Calendarizzazione del corso: aule virtuali, sessioni in presenza, eccetera;
- Amministrazione automatizzata e centralizzazione dei dati;
- Conferme di iscrizione, email di pro-memoria;
- Creazione di reports e business intelligence;
- Monitoraggio dei costi e della redditività, gestione e ottimizzazione del budget;
- Gestione di ordini e fatture sull’intero ciclo di vendita, per società di formazione ed extended enterprise.
Avremo modo di approfondire in diretta le caratteristiche di un TMS e le sue differenze con un LMS durante il webinar previsto per il 29 settembre 2021. Presto pubblicheremo tutti i dettagli: restate connessi!
