LMS + TMS = Una combinación perfecta para la formación

Al igual que una danza exitosa requiere dos compañeros, la eficacia de los programas de aprendizaje se basa en la colaboración entre un Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS, por sus siglas en inglés) y un Sistema de Gestión de la Formación (TMS, por sus siglas en inglés). Sin embargo, para muchos profesionales de Formación y Desarrollo (L&D), las herramientas comúnmente asociadas a sus LMS para gestionar la formación con instructor (ILT) se limitan a hojas de cálculo «multifuncionales», que rara vez son los ingredientes para una historia de amor ejemplar.

En la búsqueda de la simplicidad en las operaciones de aprendizaje, los administradores de formación a menudo intentan ampliar las capacidades de su LMS para gestionar la formación ILT/vILT. Sin embargo, como señala el Grupo Brandon Hall, este enfoque se traduce en oportunidades perdidas para modernizar la experiencia en el aula, llevando a «groseras ineficiencias cuando se trata de ILT».

Definitivamente no es la historia de amor esperada, pero no temas, hay un lado positivo en esta narración. Antes de adentrarnos en la mejor parte, revisemos el papel del LMS.

LMS

El LMS destaca por proporcionar experiencias de eLearning de primera categoría y fomentar interacciones amigables para los estudiantes. Su historia de amor gira en torno al eLearning y al estudiante, desempeñando un papel fundamental en la tecnología de aprendizaje al abordar estas funciones.

Sin embargo, al intentar mejorar la planificación de cursos y la gestión de recursos para la formación, los profesionales de L&D a menudo recurren a la integración de una serie desarticulada de hojas de cálculo y bases de datos con su LMS. Esto se traduce en una carga administrativa, ya de por sí pesada, que se vuelve aún más abrumadora.

La pieza que falta: el Sistema de Gestión de la Formación (TMS)

Para cerrar la brecha entre la entrega del eLearning y las tareas administrativas de formación, los profesionales de L&D recurren a una integración de software especializada: el Sistema de Gestión de la Formación (TMS).

Un TMS representa la herramienta esencial para los proveedores de formación, ya que aborda las tareas de planificación, administración y gestión. Piensa en el TMS como el socio de apoyo que asegura que toda la operación de aprendizaje sea exitosa. Mientras que el LMS se enfoca en la entrega de cursos de eLearning, el TMS maneja las funciones de back-office cruciales para el éxito de los programas ILT, vILT y de formación híbrida. Esto incluye tareas administrativas rutinarias como la gestión de programas de formación, fechas, cursos y recursos, junto con funciones más avanzadas como la disponibilidad de los instructores, la gestión de conflictos, la supervisión del presupuesto para la formación, los informes detallados, las gestión de múltiples monedas y husos horarios y el cumplimiento de normativas de formación.

Para operaciones de aprendizaje que implican la venta de formación a entidades externas, un TMS puede facilitar todo el ciclo de venta, incluyendo el registro de estudiantes, la promoción del curso, el procesamiento de pagos y la facturación.

Como punto central de las operaciones de formación, el TMS administra de manera única las tareas administrativas, asegurando que los programas cumplan con el alcance, presupuesto y plazos. Con este fin, supervisa funciones críticas como la gestión de la planificación de cursos, la gestión de instructores, el monitoreo del presupuesto y gastos, así como la generación de informes y de análisis.

Armonía perfecta: LMS y TMS

Como la inseparable pareja de Romeo y Julieta, cuando se trata de formación ILT y vILT, un LMS debe combinarse con un TMS. Para entender la compatibilidad de estas plataformas dentro de una operación de formación más amplia, es necesario reconocer su integración vertical y cómo estas mejoran el enfoque hacia la Gestión Lean.

En términos de integración vertical, los programas de formación prosperan cuando cada componente del stack tecnológico del aprendizaje desempeña su papel con la máxima eficiencia, sin asumir tareas secundarias. Así como un LMS destaca en la entrega de eLearning y proporciona una experiencia de aprendizaje interactiva, el TMS se especializa en ofrecer un sistema completo y eficiente para la gestión de actividades administrativas de back-end.

Cuando el TMS o el LMS extienden excesivamente su especialización dentro del stack tecnológico del aprendizaje, violan los principios de la gestión eficiente de la operación de formación. 

El objetivo de una operación «eficiente» en la gestión de la formación es optimizar los procesos de back-office, permitiendo al equipo de formación ofrecer más con menos esfuerzo. Esto incluye minimizar las actividades administrativas redundantes que podrían comprometer la calidad y el tiempo dedicado a actividades que no agregan valor.

El amor es complicado. La gestión de la formación no debería de serlo

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