A menudo, por necesidad y comodidad, utilizamos un archivo CSV para importar usuarios a la plataforma, así que ¿por qué no usarlo para crear también jefes y sus equipos dentro de las plataformas?
Veamos cómo llevar a cabo el procedimiento lo más fácilmente posible empleando estos sencillos trucos.
Lo primero es lo primero: ¿qué es un jefe?
En la plataforma Docebo, un jefe es una persona al cargo de un equipo (o de varios equipos).
Se pueden crear hasta diez tipos distintos de jefes según se necesite; un único usuario puede ser más de un jefe al mismo tiempo.
El jefe no depende de un nivel, de manera que un jefe puede ser un administrador, un usuario avanzado o incluso un usuario normal.
Qué conviene saber para crear un archivo CSV
Como probablemente ya sepa, con los archivos CSV se puede importar una gran cantidad de datos.
En Docebo algunos campos distinguen entre mayúsculas y minúsculas, así que la información del archivo CSV que se desea importar debe estar en un formato específico o coincidir exactamente con el contenido de la plataforma; por ejemplo, las ramas deben estar escritas exactamente igual que en la plataforma y, por lo tanto, sin mayúsculas, guiones bajos, espacios y demás.
Cuando quiera crear la estructura jefe/equipo, deberá indicar tres datos:
- Qué usuario es el jefe;
- Qué tipo de jefe es este usuario;
- Quiénes son los miembros del equipo.
De acuerdo con las pautas de Docebo, después de determinar todos los jefes que se necesitan, se pueden importar mediante un archivo CSV;
En Docebo, hay un campo «Is a manager» (Es jefe) específico, de tipo sí/no.
Como primer dato se debe indicar si un usuario es jefe o no, porque el trabajo de fondo de Docebo lee el archivo CSV de arriba abajo, de modo que primero crea un jefe y luego las relaciones entre los usuarios.
Para agilizar el procedimiento, la mejor solución es crear dos archivos csv independientes: en el primero se define el nombre de usuario y el campo «Es jefe», y en el segundo se establecen todos los vínculos.
Cómo estructurar el archivo CSV
¡Seamos prácticos! Como ya hemos visto, para completar la creación de la estructura jefe/equipo mediante archivo CSV, se deben crear dos archivos diferentes para cargarlos.
En el primero, se necesitará una columna para el nombre de usuario y una columna para cada tipo de jefe que desee crear (ejemplo a continuación):
En el segundo, se establecen los vínculos entre el jefe y los miembros del equipo.
Por ejemplo: Jane es la «Jefa de tipo 1» de John, y John dirige un equipo propio.
Si quiere que Jane vea a su propio equipo y también al de John (en este caso, Mary), John debe ser asimismo un «Jefe de tipo 1». A continuación se ilustra el aspecto que debería presentar su archivo CSV para lograr esta configuración:
Esperamos que este artículo le haya ayudado a aprender más sobre la creación mediante archivo CSV en Docebo. Si tiene otros consejos o trucos, ¡compártalos con nosotros, estaremos encantados de leerlos!
Además, el vídeo siguiente le explicará una nueva aplicación web para la descarga masiva de certificados, plenamente integrada en el SGA de Docebo.
¡Gracias por su visita, nos vemos en el próximo artículo!
